1. Responsable et contact
Livia Zesiger, exerçant sous le nom ONIT ASSIST, Berne, Suisse. E-mail : info@onitassist.ch, téléphone : +41 76 697 00 76. Ces coordonnées permettent de poser toute question ou demande concernant vos données personnelles.
2. Votre demande et les pièces jointes
Le formulaire recueille votre nom, votre adresse e-mail, votre demande et, si vous le souhaitez, un délai et jusqu’à trois fichiers PDF, JPG ou PNG de 5 Mo chacun. Ces informations servent à examiner votre demande et à préparer la collaboration. L’envoi direct enregistre les données et fichiers dans la boîte de réception protégée d’ONIT ASSIST. Une confirmation n’apparaît qu’après un enregistrement réussi. Ne transmettez pas de mots de passe, de copies de pièces d’identité ni de données médicales.
3. Procuration et retour du document signé
La création de la procuration utilise vos données dans le navigateur, sans les envoyer au serveur. Un formulaire séparé permet de transmettre le document signé avec votre nom, votre e-mail et la référence du mandat. Sa réception ne signifie pas que la procuration a été vérifiée ou acceptée.
4. WhatsApp et e-mail
Les e-mails sont reçus et envoyés via Infomaniak Network SA, Suisse. Les messages, adresses, pièces jointes et données techniques de transmission sont traités à cette fin. Votre propre fournisseur de messagerie participe également à la transmission. Le site informe ONIT ASSIST des nouveaux envois par e-mail sans y joindre les documents téléversés.
WhatsApp Business est un moyen de contact facultatif. Le lien ouvre WhatsApp uniquement après votre clic ; aucun module de suivi WhatsApp n’est intégré au site. Pour la région européenne, le service est fourni par WhatsApp Ireland Limited, Irlande. WhatsApp traite notamment des données de compte, d’appareil, de connexion et d’utilisation. Selon WhatsApp, des traitements peuvent avoir lieu dans le monde, notamment aux États-Unis, au Royaume-Uni, à Singapour et en Israël. Selon le transfert, WhatsApp indique recourir à des décisions d’adéquation, au Swiss-U.S. Data Privacy Framework et à des clauses contractuelles types. Les détails et destinataires figurent dans la politique de confidentialité de WhatsApp. Pour les documents confidentiels, privilégiez le téléversement sur le site. L’e-mail et le formulaire constituent des alternatives.
5. Fonctionnement technique et polices
Le site, les formulaires et la boîte de réception des documents sont hébergés chez Infomaniak Network SA en Suisse. Les formulaires et fichiers transmis sont conservés dans un espace protégé de l’hébergement. La prestataire peut les consulter et les supprimer après connexion ; la boîte de réception n’est pas publique. L’hébergement traite des données techniques telles que l’adresse IP, la date et l’heure, la page demandée et des informations sur le navigateur pour le fonctionnement, la sécurité et le diagnostic. Informations complémentaires : confidentialité chez Infomaniak.
Un cookie de session nécessaire protège les envois et permet à la prestataire de se connecter. Le site n’intègre aucun outil propre d’analyse ou de publicité. Manrope est fournie localement sans connexion à Google Fonts. Le contenu des formulaires n’est pas enregistré dans le stockage local du navigateur. Des identifiants dérivés de l’adresse IP limitent les tentatives de connexion et les envois ; les compteurs expirent après une heure et sont nettoyés lors de tentatives ultérieures.
6. Traitement pendant un mandat
Les données servent à examiner les demandes, fournir les prestations convenues, communiquer et facturer. Pour la suite du traitement, une conservation locale sur le MacBook personnel de la prestataire est prévue, hors synchronisation OneDrive et iCloud. OneDrive n’est pas utilisé pour les dossiers de la clientèle. Les envois du site et les e-mails restent des ensembles distincts chez Infomaniak. Les transmissions à des tiers liés au mandat sont limitées au nécessaire et aux autorisations ou procurations accordées, sous réserve des obligations légales.
Les données et documents confidentiels de la clientèle ne sont pas saisis dans des services d’IA. L’IA peut servir à des recherches générales sans données de la clientèle. Aucune décision exclusivement automatisée n’est prise quant à l’acceptation ou à l’exécution d’un mandat.
7. Conservation et vos droits
Les demandes sans mandat sont supprimées trois mois après la fin des échanges. Les documents de travail sont supprimés au plus tard 90 jours après la clôture du mandat, sauf nécessité de conservation pour une finalité précise ; les documents sensibles sont supprimés plus tôt dès que leur finalité disparaît. Les factures et pièces comptables soumises à une obligation de conservation sont conservées dix ans après la fin de l’exercice. Les preuves nécessaires à des prétentions non réglées sont conservées à cette fin jusqu’à leur règlement ou pendant le délai de prescription applicable.
La suppression est effectuée manuellement et couvre la boîte de réception, les copies de travail locales ainsi que les copies d’e-mails et de messages devenues inutiles et accessibles à la prestataire. Des données supprimées peuvent subsister dans les sauvegardes techniques jusqu’à leur écrasement ou nettoyage ; ces copies ne servent pas aux mandats courants. Après une restauration, les suppressions déjà effectuées doivent être réappliquées. Une suppression chez ONIT ASSIST ne supprime pas les copies détenues par la clientèle ou par les fournisseurs de communication responsables de leurs propres traitements.
Vous pouvez demander l’accès à vos données, la rectification de données inexactes et la suppression de données devenues inutiles. Un consentement peut être retiré pour l’avenir. Lorsque les conditions légales sont réunies, vous pouvez demander la remise ou la transmission de vos données. Les obligations de conservation et autres restrictions légales demeurent réservées. Vous pouvez également contacter le PFPDT.