1. Verantwortliche und Kontakt
Livia Zesiger, tätig unter ONIT ASSIST, Bern, Schweiz. E-Mail: info@onitassist.ch, Telefon: +41 76 697 00 76. An diese Kontaktdaten kannst du dich bei Fragen oder Anliegen zu deinen Personendaten wenden.
2. Deine Anfrage und optionale Anhänge
Für eine Anfrage gibst du deinen Namen, die Beschreibung deiner Aufgabe und gegebenenfalls deine E-Mail-Adresse und deinen Wunschtermin an. Diese Angaben dienen dazu, deine Anfrage zu prüfen, mit dir Kontakt aufzunehmen und eine mögliche Zusammenarbeit abzuklären.
Du kannst bis zu drei Dateien als PDF, JPG oder PNG mit je maximal 5 MB hinzufügen. Über den Button zur direkten Übermittlung werden die Angaben und Anhänge serverseitig im geschützten Dokumenteingang von ONIT ASSIST gespeichert. Für diesen Weg ist eine E-Mail-Adresse erforderlich. Die Bestätigung erscheint erst nach erfolgreicher Speicherung.
Alternativ öffnen die separaten Kontaktbuttons WhatsApp oder dein E-Mail-Programm. Dort verfasst und sendest du deine Nachricht selbst. Dateien werden nicht automatisch angehängt. Bitte lade nur auftragsrelevante Unterlagen hoch und keine Passwörter, Ausweiskopien oder medizinischen Angaben.
3. Vollmachtformular und Rücksendung
Aus deinen Angaben zu Person, Adresse, Auftrag, Drittstelle, erlaubten Handlungen und Gültigkeit erstellt der Browser zunächst eine druckbare Vorlage. Beim Erstellen werden diese Angaben nicht an einen Server gesendet.
Für die Rücksendung der unterschriebenen Vollmacht gibt es ein separates Uploadformular. Erst dessen Übermittlung speichert deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, die Auftragsreferenz und die ausgewählte Datei im Dokumenteingang. Der Eingang bestätigt noch nicht die Prüfung oder Annahme der Vollmacht.
4. WhatsApp und E-Mail
E-Mails werden über Infomaniak Network SA, Schweiz, empfangen und versendet. Dabei werden Nachrichten, Adressen, Anhänge und technische Zustelldaten verarbeitet. Dein eigener E-Mail-Anbieter ist ebenfalls an der Übermittlung beteiligt. Die Website benachrichtigt ONIT ASSIST über neue Eingänge per E-Mail, ohne die hochgeladenen Unterlagen anzuhängen.
WhatsApp Business ist eine freiwillige Kontaktmöglichkeit. Der Link öffnet WhatsApp erst nach deinem Klick; die Website bindet kein WhatsApp-Trackingmodul ein. Anbieterin für die europäische Region ist WhatsApp Ireland Limited, Irland. Neben Nachrichten verarbeitet WhatsApp insbesondere Konto-, Geräte-, Verbindungs- und Nutzungsdaten. Gemäss WhatsApp können Daten weltweit verarbeitet werden, unter anderem in den USA, im Vereinigten Königreich, in Singapur und Israel. WhatsApp nennt dafür je nach Übermittlung Angemessenheitsentscheidungen, das Swiss-U.S. Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Einzelheiten und Empfänger stehen in der Datenschutzerklärung von WhatsApp. Für vertrauliche Unterlagen nutze bitte bevorzugt den Dokumentupload. E-Mail und Websiteformular stehen als Alternativen zur Verfügung.
5. Technischer Betrieb und Schriftarten
Website, Formulare und Dokumenteingang werden bei Infomaniak Network SA in der Schweiz betrieben. Übermittelte Formulare und Anhänge werden im geschützten Dateibereich des Hostings gespeichert. Die Anbieterin kann sie nach Anmeldung abrufen und löschen; der Dokumenteingang ist nicht öffentlich. Beim Zugriff verarbeitet das Hosting technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Seite sowie Browserinformationen für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse. Weitere Informationen: Datenschutz bei Infomaniak.
Ein technisch notwendiges Sitzungscookie schützt die Formularübermittlung und ermöglicht der Anbieterin die Anmeldung. Die Website verwendet keine eigenen Analyse- oder Werbetracker. Manrope wird lokal ausgeliefert, ohne Verbindung zu Google Fonts. Formularinhalte werden nicht im lokalen Browser-Speicher gespeichert. Zur Begrenzung von Anmelde- und Sendeversuchen werden aus IP-Adressen abgeleitete Kennungen verwendet; die Zähler laufen nach einer Stunde ab und werden bei folgenden Versuchen bereinigt.
6. Bearbeitung im Rahmen eines Auftrags
Kundenunterlagen werden für die Prüfung einer Anfrage, die vereinbarte Leistung, die Kommunikation und Abrechnung bearbeitet. Für die weitere Bearbeitung ist eine lokale Ablage auf dem eigenen MacBook der Anbieterin ausserhalb von OneDrive- und iCloud-Synchronisierung vorgesehen. OneDrive wird nicht als Kundenablage eingesetzt. Website-Uploads und E-Mails bleiben davon getrennte Datenbestände bei Infomaniak. Eine Weitergabe an auftragsbezogene Drittstellen erfolgt nur soweit erforderlich und im Rahmen der erteilten Freigabe oder Vollmacht; gesetzliche Verpflichtungen bleiben vorbehalten.
Kundendaten und vertrauliche Kundenunterlagen werden nicht in KI-Dienste eingegeben. KI kann für allgemeine Recherchen ohne Kundendaten eingesetzt werden. Es findet keine ausschliesslich automatisierte Entscheidung über die Annahme oder Ausführung eines Auftrags statt.
7. Aufbewahrung und deine Rechte
Anfragen ohne Auftrag werden drei Monate nach Abschluss der Abklärung gelöscht. Arbeitsunterlagen werden spätestens 90 Tage nach Auftragsabschluss gelöscht, soweit keine weitere zweckgebundene Aufbewahrung erforderlich ist; sensible Unterlagen früher, sobald ihr Zweck entfällt. Aufbewahrungspflichtige Rechnungen und Buchungsbelege werden zehn Jahre nach Ablauf des Geschäftsjahres aufbewahrt. Für offene Ansprüche erforderliche Nachweise bleiben bis zur Erledigung beziehungsweise für die anwendbare Verjährungsfrist zweckgebunden erhalten.
Die Löschung wird manuell durchgeführt und umfasst den Dokumenteingang, lokale Arbeitskopien sowie nicht mehr benötigte E-Mail- und Nachrichtenkopien im Zugriff der Anbieterin. In technischen Sicherungen können gelöschte Daten bis zur Überschreibung oder Bereinigung des jeweiligen Sicherungsbestands enthalten bleiben; diese Kopien werden nicht für laufende Aufträge genutzt. Bei einer Wiederherstellung sind bereits erfolgte Löschungen erneut umzusetzen. Eine Löschung bei ONIT ASSIST entfernt keine Kopien bei der Kundschaft oder eigenständig verantwortlichen Kommunikationsanbietern.
Du kannst Auskunft über deine Personendaten, die Berichtigung unrichtiger Angaben und die Löschung nicht mehr benötigter Daten verlangen. Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du die Herausgabe oder Übertragung deiner Daten verlangen. Aufbewahrungspflichten und andere gesetzliche Einschränkungen bleiben vorbehalten. Du kannst dich auch an den EDÖB wenden.